Календар новин  

Червень 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
   

Рекомендуємо  

Офіційне інтернет-представництво
Верховна Рада України
Урядовий портал
Київська обласна державна адміністрація
Українське національне інформаційне агенство
ДПА в Київській області
Державний реєстр виборців
   

Користувач  

   

Розпорядження голови Ставищенської районної державної адміністрації від 08.04.2019 р №72 Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області

 

СТАВИЩЕНСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

08 квітня 2019 року                        смт Ставище                                       № 72

Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області

Зареєстровано в Головному територіальному управлінні юстиції у Київській області

21 травня 2019 р. за № 52/1247

Відповідно до законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (із змінами), з метою забезпечення реалізації прав громадян на звернення, організації та проведення особистих та особистих виїзних прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області

  1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, що додається.
  1. Юридичному відділу апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області:

довести це розпорядження до відома структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області;

подати це розпорядження до Головного територіального управління юстиції у Київській області відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами);

забезпечити оприлюднення цього розпорядження на офіційному веб-сайті Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

  1. Це розпорядження набуває чинності з моменту його офіційного опублікування.
  1. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Голова адміністрації                                                         В. РЕПЕТА

 

 

 

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної

державної адміністрації

О. КІВШАР

Уповноважена особа з питань запобігання та

виявлення корупції у Ставищенській районній державній адміністрації

Я. ГОЛУБЕНКО

Керівник апарату Ставищенської

районної державної адміністрації

Начальник загального відділу апарату

Ставищенської районної

державної адміністрації                                         

Т. ШАЛІЄВСЬКА

О. КУХАРЧУК

 

 

 

ПОРЯДОК

розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Ставищенської районної державної адміністрації

Київської області

від 08 квітня 2019 року № 72

 

 

Зареєстровано в Головному територіальному управлінні юстиції у Київській області

21 травня 2019 р. за № 52/1247

 

 

 

 

ПОРЯДОК

розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області

 

І. Загальні положення

 

1.1. Цей Порядок визначає процедуру розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, основні вимоги до організації і проведення особистого та особистого виїзного прийомів громадян, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підпрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року                           № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (із змінами), від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» (із змінами) та від 24 червня 2009 року № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (із змінами), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

1.3. Розгляд звернень громадян, проведення особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб.

1.4. Реалізація визначених законодавством повноважень Ставищенської районної державної адміністрації Київської області передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

1.5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення тощо.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернень, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

1.6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.7. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду заяв і скарг громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про запобігання корупції», «Про виконавче провадження».

1.8. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

звернення громадян - викладені у письмовій, усній або електронній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

1.9. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений чинним законодавством термін розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений чинним законодавством термін його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

1.10. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

1.11. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі, за допомогою засобів телефонного зв’язку, через телефонні «гарячі лінії» і фіксується посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої підтверджені відповідно до чинного законодавства України. Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

1.12. Організація діловодства за зверненнями громадян у Ставищенській районній державній адміністрації Київської області забезпечується головним спеціалістом юридичного відділу апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, в структурних підрозділах - посадовою особою відповідно до розподілу обов’язків.

Організація діловодства за зверненнями громадян у Ставищенській районній державній адміністрації Київської області покладається на юридичний відділ апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, який забезпечує:

організацію роботи зі зверненнями громадян;

особистий прийом громадян, які звернулись до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області;

особистий виїзний прийом громадян;

надання роз’яснень у межах повноважень.

Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні документів, дотриманням термінів розгляду звернень громадян, а також організацією діловодства за зверненнями громадян та зберіганням документів у структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області покладається на їх керівників.

У структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області ведення діловодства за зверненнями громадян покладається на визначену керівником посадову особу або декількох осіб.

1.13. Додержання вимог цього Порядку є обов’язковим для всіх структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

  1. II. Організація роботи з питань приймання, попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян

 

2.1. Звернення громадян, що надходять до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області приймаються юридичним відділом апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, до структурних підрозділів - відповідальною особою.

2.2. Звернення громадян надсилаються поштою, з використанням мережі Інтернет, інших засобів комунікації, передаються громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до чинного законодавства України або подаються на особистому прийомі громадян.

2.3. Усні звернення громадян, подані на особистому прийомі або за допомогою засобів зв’язку, телефонні «гарячі лінії», підлягають оформленню відповідно до форм, визначених у додатках 1-3 до цього Порядку.

2.4. Електронні звернення громадян надсилаються на визначену електронну адресу Ставищенської районної державної адміністрації Київської області або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену електронну адресу або дата надходження електронної форми. Якщо електронне звернення надійшли на визначену електронну адресу у неробочий день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

В електронному зверненні зазначається електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

2.5. Звернення громадян в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

2.6. Усі звернення громадян, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

2.7. Попередній розгляд звернень громадян у Ставищенській районній державній адміністрації Київської області та її структурних підрозділах здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернень, що визначені статтею 5 Закону України «Про звернення громадян»;

ознак надходження та виду звернень;

суті та стислого змісту звернень;

належності порушених питань до повноважень Ставищенської районної державної адміністрації Київської області;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону України «Про звернення громадян» не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису заявника;

термінів виконання звернень.

2.8. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян передаються до опрацювання разом з такими зверненнями. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень від одного або кількох заявників, виготовляється ксерокопія конверта, яка додається до кожного звернення.

2.9. Звернення громадян оформлюються відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян». У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання заявника, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові, електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій або письмовій формі, підписуються заявником (групою осіб) із зазначенням дати.

Звернення громадян, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня їх надходження. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення долучаються до номенклатурної справи.

2.10. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні не належать до компетенції Ставищенської районної державної адміністрації Київської області звернення в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий термін повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями.

2.11. Забороняється направляти скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

2.12. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

2.13. Повторні звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.14. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, зазначено інше питання, нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

2.15. Попередній розгляд звернень громадян їх реєстрація та встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх надходження до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

2.16. Усні, письмові, електронні звернення громадян підлягають реєстрації після їх попереднього розгляду.

2.17. В Ставищенській районній державній адміністрації Київської області та її структурних підрозділах ведеться журнальна форма реєстрації звернень громадян та обліку особистого прийому громадян.

2.18. До реквізитів звернення, що вносяться до журналу реєстрації, належать: прізвище, ініціали автора, адреса, дата надходження, вид звернення, категорія та соціальний стан заявника, індекс, форма надходження, тип звернення, ознака повторності, стислий зміст, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відповідальний виконавець, термін виконання, прийняті рішення, вихідні дата та реєстраційний номер, зміст документа.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений.

2.19. Усі звернення громадян, що надходять до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 (із змінами).

2.20. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернення може складатись з частин, які відокремлюються одна від одної тире або дробом. За потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.

Реєстраційний індекс звернення має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку «КО»;

друга частина - порядковий реєстраційний індекс, що формується  під час реєстрації звернення (наприклад, А-1122, де А - початкова літера прізвища заявника, 1122 - порядковий реєстраційний індекс).

У разі реєстрації дублетних звернень вони обліковуються за реєстраційним індексом першого з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, А-1122/2).

2.21. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень у графі  «Попередні звернення» автоматично здійснюється приєднання реквізитів попереднього звернення (реєстраційний індекс, дата).

2.22. Під час реєстрації повторного, дублетного, неодноразового, масового звернення у відповідній графі «Ознака повторності» зазначається позначка «Повторне», «Дублетне», «Неодноразове», «Масове».

2.23. Під час реєстрації звернень, що надійшли під час особистого прийому громадян, до журналу вноситься відповідна інформація про спосіб отримання документа, порядковий індекс запису у журналі обліку особистого прийому громадян та дату прийому.

2.24. Реєстраційний індекс та дата реєстрації звернень проставляються або шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.

III. Порядок розгляду звернень громадян

 

3.1. Звернення, що надійшли до Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів особисто.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

3.2. Юридичний відділ апарату Ставищенської районої державної адміністрації Київської області після попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян скеровує їх керівництву Ставищенської районної державної адміністрації Київської області відповідно до розподілу повноважень для визначення виконавця. Оригінали документів передаються визначеній відповідальній особі, про що робиться відмітка в журналі реєстрації з зазначенням дати отримання.

3.3. Звернення громадян, розглянуті керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області повертаються з відповідною резолюцією до юридичного відділу апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області для передання на виконання визначеним у резолюції посадовим особам, про що робиться відмітка в журналі реєстрації із зазначенням дати отримання.

3.4. Виконання звернень забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, а також працівники, яким безпосередньо доручено їх виконання.

Звернення громадян, виконавцями яких є декілька структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, передаються посадовій особі, визначеній у резолюції першою (далі - головний виконавець), для організації роботи співвиконавців, передання у разі необхідності їм копій, визначення строків подання ними пропозицій, підготовки спільного проекту відповіді тощо.

Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного на виконання завдання.

3.5. Передання звернень на виконання з одного структурного підрозділу Ставищенської районної державної адміністрації Київської області до іншого здійснюється за погодженням керівників структурних підрозділів.

Передання звернень громадян у межах структурного підрозділу здійснюється через посадову особу, відповідальну за діловодство за зверненнями громадян.

3.6. Розгляд звернень громадян структурними підрозділами Ставищенської районної державної адміністрації Київської області з резолюцією спрямовується на об’єктивне та своєчасне вирішення порушених заявниками питань, перевірку викладених фактів, прийняття рішення, забезпечення його виконання та інформування заявників про результати розгляду.

Дані про перебіг виконання звернень громадян зміну строків виконання вносяться до журналу реєстрації безпосередньо виконавцем або уповноваженою посадовою особою відповідного структурного підрозділу.

3.7. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то під час надання відповіді на таке звернення роз’яснюється порядок подання даних звернень до відповідних органів.

3.8. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян обов’язково надається заявнику тим органом, який його отримав.

3.9. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається особі, яка у зверненні підписана першою або адреса якої зазначена.

3.10. Відповіді на звернення оформлюються відповідно до вимог Закону України «Про засади державної мовної політики». Такі рішення та відповіді можуть бути викладені у перекладі мовою спілкування заявника.

3.11. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства в апараті та структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Ставищенської районної державної адміністрації          від 01 листопада 2018 року № 412.

  1. IV. Терміни розгляду звернень громадян

 

4.1. Терміни розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях. Датою виконання звернень громадян є дата реєстрації відповіді на них або дата надання вмотивованих роз’яснень заявнику.

4.2. Звернення громадян розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх надходження.

4.3. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, за рішенням керівництва Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення, до завершення раніше визначеного терміну виконання.

4.4. Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

4.5. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.

  1. Моніторинг за розглядом звернень громадян

 

5.1. Моніторинг за виконанням звернень громадян здійснюється з метою своєчасного та належного їх виконання.

5.2. Юридичний відділ апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області здійснює контроль за термінами розгляду звернень громадян, які містять прохання (вимогу) щодо вчинення певних дій та за виконанням доручень, що надані під час особистого прийому громадян керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

5.3. Юридичний відділ апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області здійснює моніторинг розгляду звернень згідно з визначеними термінами виконання.

5.4. Керівники структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області повинні забезпечити безумовне та своєчасне виконання звернень їх своєчасне візування та подання на підпис.

5.5. За результатами моніторингу юридичний відділ апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області щокварталу звітує керівнику апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області про стан роботи зі зверненнями громадян.

5.6. Звернення громадян вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої посадової особи направлено відповідним особам, організаціям, яким він адресований, або надано інше підтвердження виконання.

5.7. У разі якщо за результатами розгляду надаються усні відповіді, роз’яснення, у документах на вільному від тексту місці останнього аркуша або в журналі реєстрації робиться відповідний запис.

5.8. Після завершення роботи над зверненням, безпосереднім виконавцем або уповноваженою посадовою особою у журнал реєстрації вноситься відповідна відмітка про завершення його виконання.

5.9. Оригінали звернень громадян та матеріали про їх виконання зберігаються у юридичному відділі апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

  1. VI. Організація особистого прийому громадян

 

6.1. Особистий прийом громадян проводиться головою, першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області здійснюється в приймальні громадян Ставищенської районної державної адміністрації Київської області у дні та години, визначені графіком проведення особистого прийому громадян керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області, затвердженим в установленому порядку.

6.2. У разі відсутності голови, першого заступника, заступників голови та керівника апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

6.3. Першочергово здійснюється прийом Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня».

6.4. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, учасники операції Об’єднаних сил із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської федерації у Донецькій і Луганській областях, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

6.5. Попередній запис на особистий прийом до керівництва Ставищенської районної державної адміністрації Київської області здійснюється юридичним відділом апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

6.6. Організація особистого прийому громадян у структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області відповідно до їх повноважень забезпечується посадовою особою, на яку покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян, або іншою, визначеною керівником підрозділу, посадовою особою.

6.7. Під час попереднього запису на особистий прийом громадян з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних органів він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа до компетенції якої (якого) належить вирішення питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються заявником для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, якщо такі відомості не стосуються звернення.

6.8. Прийом громадян у дні, не визначені графіком особистого прийому, здійснюється юридичним відділом апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області без попереднього запису щоденно з 09:00 до 16:00 години.

6.9. Забороняється відмова громадянинові у записі на особистий прийом з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність, незнання мови тощо.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на особистий прийом, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6.10. Під час особистого прийому громадянин зобов’язаний пред’явити документ, що посвідчує його особу.

Під час особистого прийому громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що посвідчують їхні особи та підтверджують повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

6.11. Під час особистого прийому громадян відомості щодо кожного заявника вносяться до картки особистого прийому заявника та журналу обліку особистого прийому громадян у Ставищенській районній державній адміністрації за визначеною формою (додаток 4-5).

Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності). Інформація про прийняте під час особистого прийому громадян рішення вноситься до журналу обліку особистого прийому громадян у Ставищенській районній державній адміністрації Київської області та картки особистого прийому заявника.

6.12. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених питань посадова особа, яка здійснює особистий прийом громадян, може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та її структурних підрозділів або одержувати від них необхідну інформацію.

6.13. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його бажанням надається усна або письмова відповідь.

6.14. У разі якщо заявник після проведення особистого прийому громадян не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у журналі обліку особистого прийому громадян та картці особистого прийому заявника.

6.15. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому громадян керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом, у разі її відсутності − посадової особи, яка виконує її обов’язки.

6.16. Облік прийому громадян керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та контроль за дотриманням термінів  розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому громадян, здійснюється юридичним відділом апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

6.17. Облік громадян, особистий прийом громадян яких здійснюють посадові особи структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та контроль за дотриманням термінів розгляду таких звернень здійснюється працівником, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідному структурному підрозділі.

VІІ. Порядок організації і проведення особистих виїзних

прийомів громадян

 

7.1. Особистий, виїзний прийом громадян (далі – виїзний прийом) проводиться керівництвом Ставищенської районної державної адміністрації Київської області на території Ставищенського району за місцем проживання громадян з питань, які належать до повноважень Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

7.2. Виїзні прийоми проводяться не рідше двох разів на місяць згідно із графіком, який затверджується головою Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

7.3. Під час виїзних прийомів розгляд звернень Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» проводиться першочергово.

7.4. Після затвердження головою Ставищенської районної державної адміністрації Київської області графік виїзних прийомів направляється:

першому заступнику голови, заступникам голови Ставищенської районної державної адміністрації Київської області – для виконання;

органам місцевого самоврядування – для проведення роботи щодо організації виїзного прийому.

7.5. Графік виїзних прийомів доводиться до відома громадян шляхом розміщення інформації на офіційному веб-сайті Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та у місцевих засобах масової інформації.

7.6. Відділ не пізніше, ніж за тиждень до дня прийому надсилає органам місцевого самоврядування уточнену та погоджену із відповідним керівником інформацію про дату та час проведення виїзного прийому.

7.7. Виконавчі комітети органів місцевого самоврядування (за їх згодою), на підпорядкованій території яких заплановано проведення виїзного прийому:

доводять до відома населення відповідної селищної, сільської ради інформацію щодо дня та часу прийому;

організовують попередній запис громадян на прийом;

виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

7.8. У разі, якщо виїзний прийом відповідної посадової особи Ставищенської районної державної адміністрації Київської області не може відбутися за графіком через поважні причини, відділ інформує про це селищну, сільські ради, в яких планувалось проведення виїзного прийому, але не пізніше, ніж за один робочий день до дня проведення прийому, для оперативного сповіщення громадян, яких було записано на цей виїзний прийом.

7.9. Відділ здійснює реєстрацію звернень, одержаних на виїзному прийомі, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

7.10. Під час проведення виїзних прийомів ведеться реєстраційно-контрольна картка виїзного прийому, яка разом з оригіналом звернення громадянина (якщо таке наявне) не пізніше наступного дня передається до відділу.

7.11. Реєстраційно-контрольні картки виїзних прийомів працівники відділу передають виконавцям відповідно до резолюцій, наданих під час виїзних прийомів.

7.12. Проект відповіді і відповідь заявникам та інформація керівництву за результатами розгляду звернень, що надійшли на виїзному прийомі, готуються та візуються відповідальними виконавцями згідно із резолюцією, за підписом керівника.

VІІІ. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян

 

8.1. Керівники структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи зобов’язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати результати їх розгляду, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження.

8.2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян подається щокварталу до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, в порівнянні з аналогічним періодом минулого року до юридичного відділу апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

Узагальнення інформації здійснюється юридичним відділом апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області щокварталу до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.

ІХ. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

 

9.1. Оригінали звернень та матеріали про їх виконання зберігаються у юридичному відділі апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

9.2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і поміщаються у м’яку обкладинку для пропозиції, заяви та скарги (додаток 6). У разі одержання повторного звернення або наявності додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

9.3. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян покладаються на юридичний відділ апарату Ставищенської районної державної адміністрації Київської області та керівників структурних підрозділів Ставищенської районної державної адміністрації Київської області.

9.4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

 

 

 

Начальник юридичного відділу

апарату Ставищенської районної

державної адміністрації                                                                 О. КІВШАР

 

 

Додаток 1

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 2.3 розділу ІІ)

 

 

Дата прийому

Особистий прийом

за участю

 

(посада, прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка здійснювала особистий прийом)

 

КАРТКА

особистого прийому заявника

 

Дані заявника: 
прізвище, ім’я, по батькові 
соціальний стан 
категорія 
місце проживання / місце реєстрації 
Зміст звернення: 
Відповідальний підрозділ: 
Термін виконання:

______________________ 
(посада)

_______________ 
(підпис)

______________________ 
(ім’я, прізвище)

Начальник юридичного відділу

апарату Ставищенської районної

державної адміністрації                                                                 О. КІВШАР

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 2.3 розділу ІІ)

 

УСНЕ ЗВЕРНЕННЯ, 
що надійшло через засоби комунікації

 

до ___________________________________________________________ 
(найменування структурного підрозділу, установи)

Дата і час надходження усного звернення

 

Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка прийняла усне звернення

 

Прізвище, ім’я, по батькові суб’єкта звернення 
(у разі якщо суб’єкт звернувся від імені та в інтересах юридичної особи, зазначаються найменування юридичної особи та посада суб’єкта звернення)

 

Місце проживання суб’єкта звернення (місцезнаходження юридичної особи), контактний телефон

 

Стислий зміст питання, щодо якого звернувся суб’єкт

 

 

 

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної державної адміністрації                       О. КІВШАР

 

Додаток 3

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 2.3 розділу ІІ)

КАРТКА 
звернення громадянина на телефонну «гарячу лінію» Ставищенської районної державної адміністрації

(дата проведення)

за участю ___________________________________________________________ 
                (посада, прізвище, ім’я, по батькові посадової особи)

Дані заявника: 
прізвище, ім’я, по батькові 
соціальний стан 
категорія 
місце проживання / місце реєстрації 
Зміст звернення: 
Відповідальний підрозділ: 
Термін виконання:

______________________ 
(посада)

_______________ 
(підпис)

______________________ 
(ім’я, прізвище)

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної державної адміністрації                       О. КІВШАР

 

Додаток 4

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 6.11 розділу VІ)

ЖУРНАЛ 
обліку особистого прийому громадян у Ставищенській районній державній адміністрації

№ з/п

Дата прийому

Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка здійснює особистий прийом

Прізвище, ім’я, по батькові громадянина

Стислий зміст звернення

Категорія звернення

Структурний підрозділ, головний виконавець (співвиконавець)

Дата передання звернення

1

2

3

4

5

6

7

8

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної державної адміністрації                       О. КІВШАР

 

Додаток 5

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 6.11 розділу VІ)

 

КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

 

№ _____ дата прийому «____» _______________ 20__ року

Прізвище, ім’я та по батькові заявника___________________________________

Рік народження ______________________________________________________

Місце роботи, посада _________________________________________________

____________________________________________________________________

Адреса ______________________________________________________________

Приймався раніше по даному питанню ___________________________________

____________________________________________________________________

Короткий зміст заяви __________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка веде прийом _____________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

         Дата                                                         Виконавці ________________________________________________________________________________________________________________________________________

Результат розгляду ___________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата, прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка надала відповідь _____

________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної державної адміністрації                       О. КІВШАР

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 6

до Порядку розгляду звернень громадян, організації особистого та особистого виїзного прийомів громадян в апараті, відділах, управліннях та інших структурних підрозділах Ставищенської районної державної адміністрації Київської області (пункт 9.2 розділу ІХ)

ОБКЛАДИНКА 
для пропозиції, заяви та скарги

_________________________________________________________________

(назва організації)

Пропозиція, заява, скарга 
________________________________________________________________

(підкреслити потрібне)

_________________________________________________________________

(адреса заявника)

 

Начальник юридичного відділу апарату

Ставищенської районної державної адміністрації                       О. КІВШАР

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   
© Ставищенська РДА

versiya dlya slabovidyashchikh